Senaste uppdatering: 2024-07-06

Egenkontrollprogram

Rev. 2024.02

Introduktion

Habit Factory Distribution är ansvarig för försäljning och distribution av tobaksfria nikotinprodukter och e-cigaretter till företag och privatpersoner. Detta egenkontrollprogram säkerställer att vår verksamhet följer gällande lagar och regler och upprätthåller högsta möjliga standard för kvalitet, säkerhet och ansvar. Programmet omfattar företagsförsäljning, konsumentförsäljning, export, samt marknadsföring och löpande kontroller av våra webbshoppar.

Del 1: Företagsförsäljning

1.1 Kundverifiering

  • Företagskunder verifieras innan de kan köpa produkter.
  • Primär verifiering sker via SMD kundlista, där vi säkerställer att kunden har giltigt tillstånd för försäljning av tobaksfria nikotinprodukter.
  • För kunder som inte finns registrerade på SMD kräver vi en kopia av deras försäljningstillstånd.

1.2 Kontroll av produktsortiment

  • Både e-cigaretter och nikotinpåsar som är registrerade på Folkhälsomyndigheten får säljas till företagskunder i Sverige.
  • Nikotinpåsar granskas i samarbete med Habit Factory in Sweden för att säkerställa att de är registrerade hos Folkhälsomyndigheten.
  • För e-cigaretter verifierar vi att produkterna:
    • Har en SDS (Safety Data Sheet).
    • Är registrerade hos Folkhälsomyndigheten.
  • Alla SDS läggs till på vår portal som skall vara tillgänglig för alla våra kunder.

1.3 Begränsad åtkomst till inköpsportalen

  • Endast verifierade kunder med giltiga försäljningstillstånd får tillgång till vår webbportal.
  • Samtliga nya kunder genomgår en noggrann validering innan kontot aktiveras.

1.4 Avvikelsehantering och återkallelse

  • Vid upptäckt av produktbrister upprättas en avvikelserapport och följande åtgärder vidtas:
  • Informera alla berörda kunder.
  • Återkalla produkten om nödvändigt.
  • Samarbeta med tillverkaren för att lösa problemet.

1.5 Etikettkontroll

  • Alla etiketter kontrolleras enligt Lag (2022:1257) om tobaksfria nikotinprodukter (7 § och 8 §).
    • Märkning ska vara tydlig, korrekt och innehålla obligatoriska varningstexter.
    • Intern granskning sker regelbundet för att säkerställa att etiketter uppfyller lagens krav.
  • För att underlätta kontrollen, se Bilaga A i denna program.

Del 2: Konsumentförsäljning

2.1 Kontroll av kunders ålder och identitet

  • Vid försäljning i webbshoppar verifieras kundens identitet och ålder genom BankID.
  • Endast personer över 18 år tillåts göra köp.

2.2 Hantering av returer och reklamationer

  • Konsumenter registrerar sina reklamationer via vår Reklamationsportal där personnummer används för att identifiera köpet.
  • Felaktiga produkter ersätts och en avvikelserapport skickas till tillverkaren.

2.3 Transport och leverans

  • Alla leveranser sker med Bring.
  • Kunder kan endast hämta sina paket hos postombud och måste visa giltig legitimation.

Del 3: Exportförsäljning till företag

3.1 Verifiering av internationella kunder

  • Inom EU kontrolleras kundens VAT-nummer via VIES.
  • Utanför EU används det aktuella landets företagsregister. Om verifiering inte är möjlig online krävs ett registreringsbevis från kunden.

3.2 Produktfel och avvikelsehantering

  • Exportkunder rapporterar produktfel via vår Exportportal.
  • Vid allvarliga brister initieras ett återkallelseförfarande och en avvikelserapport skickas till tillverkaren.

Del 4: Marknadsföring

4.1 Regler för marknadsföring

  • All marknadsföring följer Lag (2022:1257) om tobaksfria nikotinprodukter, särskilt 9 § och 10 §:
    • Marknadsföring ska vara måttfull och får inte vara påträngande, uppsökande eller uppmana till bruk.
    • Hänvisningar till produktens smak är endast tillåtna när det är motiverat av konsumentens behov av produktinformation.
    • Inga marknadsföringsåtgärder får rikta sig till eller avbilda personer under 25 år.

4.2 Hälsovarningar

  • Hälsovarningar ska framgå tydligt i annonser och annan marknadsföring, inklusive:
    • Tryckta skrifter enligt tryckfrihetsförordningen.
    • Informationssamhällets tjänster (t.ex. webbannonser och sociala medier).
  • Vid upprepad annonsering ska olika hälsovarningar roteras omväxlande.

4.3 Intern granskning av marknadsföring

  • Allt marknadsföringsmaterial granskas internt innan publicering för att säkerställa att det följer reglerna.
  • Dokumentation av granskning och godkännande arkiveras i minst två år.

Del 5: Kontinuerlig kontroll av webbshoppar

  • Våra webbshoppar kontrolleras löpande för att säkerställa att:
    • Marknadsföringen följer lagens krav på måttfullhet och hälsovarningar.
    • Alla kunder verifieras korrekt genom BankID innan köp.
    • Produktinformationen är uppdaterad och korrekt, inklusive smakbeskrivningar och hälsovarningar.
  • Interna revisioner genomförs kvartalsvis för att identifiera och åtgärda eventuella avvikelser.

Implementering och uppföljning

  • Utbildning: Alla medarbetare utbildas regelbundet i lagkrav och interna rutiner.
  • Dokumentation: Samtliga kontroller, granskningar och avvikelser dokumenteras och arkiveras i minst fem år.
  • Revisioner: Interna revisioner utförs årligen för att säkerställa efterlevnad av egenkontrollprogrammet.

 

Genom detta program strävar Habit Factory Distribution efter att upprätthålla en trygg, laglig och ansvarsfull hantering av tobaksfria nikotinprodukter i alla delar av verksamheten.

Korrekt märkning enligt både Folkhälsomyndighetens och
Reach-förordningens regler

Hälsovarningen ska:

  1. Visas på de två största ytorna på förpackningen.
  2. Täckas 30 procent av förpackningens ytor (Obs: inte etiketten, utan hela sidan på burken).
  3. Skrivas med svart fet stil i teckensnittet Helvetica Bold på vit bakgrund, avslutas med en punkt och täcka största möjliga utrymme på ytan:
  4. Denna produkt innehåller nikotin som är ett mycket beroendeframkallande ämne.
  5. Placeras centrerat på den reserverade ytan och, för rektangulära förpackningar och eventuell ytterförpackning, vara parallell med kantlinjen på enhetsförpackningen eller ytterförpackningen.
  6. Vara parallell med huvudtexten på den reserverade ytan för dessa varningar.

Deklarationen av innehåll ska:

  1. Återges på en av de största ytorna på enhetsförpackningen och täcka 20 procent av denna yta (Obs: inte etiketten, utan hela sidan på burken).
  2. Skrivas med svart fet stil i teckensnittet Helvetica Bold på vit bakgrund, avslutas med en punkt och täcka största möjliga utrymme på ytan.
    Denna produkt innehåller nikotin som är ett mycket beroendeframkallande ämne.
  3. Vara parallell med huvudtexten på ytan som är reserverad för innehållsdeklarationen.
  4. Innehållsdeklarationen ska innehålla:
    1. En lista över alla ingredienser i produkten i fallande ordning efter vikt.
    2. Information om nikotininnehållet i produkten och dess fördelning per dos.
  • En rekommendation att förvara produkten utom räckhåll för barn.

CLP- och Reach-märkning ska:

  1. Följa SDS (Säkerhetsdatablad) och UFI-nummer måste anges i samband med tillverkarens namn, adress och kontaktuppgifter.
  2. Inkludera en bildsymbol med minimum storleken 14,12 mm x 14,12 mm (10×10 mm i fyrkantig form).
  3. Återges på den första synliga sidan. Om detta inte är möjligt ska det återges i en bifogad broschyr, men informationen på första synliga sidan måste också återges på sista sidan i broschyren.

Produkten får INTE:

  1. Antyda att en viss produkt är mindre skadlig än andra liknande produkter.
  2. Likna mat.
  3. Likna en kosmetisk produkt.